ועידה היא חוליה חשובה לממשלה ולארגונים לתכנון אסטרטגיות ולזכות באלפי מיילים. היישום הגמיש של חדר ישיבות יכול לספק סביבת תקשורת וקבלת החלטות טובה עבור ממשלה וארגונים. על פי הסקר, יותר מ-90 אחוז מחדרי הישיבות של מפעלים גדולים ובינוניים / יחידות ממשלתיות מבוזבזים. זהו המצב הנוכחי של סידור בלתי סביר של חדרי ישיבות ממשלתיים וארגונים, היעדר ניהול מאוחד וסטנדרטי, עימות חמור בחדרי ישיבות, וכתוצאה מכך יעילות ועידות נמוכה. ממשלה וארגונים צריכים לשפר את יעילות השימוש בחדרי ישיבות ולממש את יתרונות העבודה שמביאים ניצול רציונלי של חדרי ישיבות.
על מנת לפתור את הבעיות של ישיבות ממשלה וארגונים ולעמוד בדרישות של ניהול חדר ישיבות מסודר, מתוכנן וחכם, מערכת הכנסים בענן ITC מיישמת את הפונקציות של ניהול חדר ישיבות יעיל, תפעול ועידות פשוט ונוח, סטטיסטיקה אוטומטית של נתוני חדר ישיבות , שליטה חכמה בציוד חדר הישיבות וכן הלאה, ויוצרת מערכת ועידות חכמה לארגונים, המשלבת הזמנה מראש להרכבה, בתקשורת ועידה וניהול לאחר הכנס.
ניהול סלולרי יעיל ונוח
עובדים פנימיים יכולים לנהל ולקבוע פגישות באמצעות אפליקציה לנייד, אייפד ומסופים ניידים אחרים או מסופי אינטרנט. לוח הזמנים של הכנס בצד האפליקציה מוצג בצורה של רשימה, יום, שבוע וחודש. צד האינטרנט מציג את כל רשימות הכנסים ומציג את מצב השימוש בחדר הישיבות בחלוקה לצבע, וזה ברור במבט אחד. שירותי כנסים בענן יכולים להמחיש את השימוש בחדרי ישיבות ולקבוע פגישות גמישות, דבר המסייע לשיפור ניצול המשאבים ויעילות המשרד.
מיחזור תבנית הזמנה
בעת קביעת פגישה, המשתמשים יכולים לבחור את תקופת הזמן התואמת, חדר הישיבות הבטל, המשתתפים, השירות הלוגיסטי וכו' כדי למלא ולהתקיים במקביל את פרטי הוועידה כתבנית. להזמנה לאחר מכן של חדר ישיבות, המשתמשים יכולים לבחור ישירות את התבנית המתאימה, וניתן להשלים את הזמנת חדר הישיבות בלחיצה אחת, שהיא פשוטה ויעילה ומפחיתה את תהליך ההזמנה הפשוטה החוזרת ונשנית.
ניתוח חכם של נתוני הכנס
השימוש בחדרי ישיבות מנותח בצורה מדויקת בהתבסס על נתונים סטטיסטיים ביג דאטה כדי לספק בסיס להתאמת השימוש בחדרי ישיבות ממשלתיים וארגוניים. הוא תומך בסטטיסטיקה של מידע פגישות מסוגים שונים, כגון תדירות פגישות, מספר אנשים, קצב ניצול חדר ישיבות, השוואה בין גברים לנשים, עיסוק וכו', המוצגים באופן דינמי בטבלאות ביג דאטה מקצועיות. נתוני הפגישה מועלים לענן לאחסון. מנהלים יכולים לקבל נתוני ניתוח בזמן אמת ולבצע התאמה בזמן אמת באמצעות נתונים סטטיסטיים בכל עת.
ועידה חכמה ללא תפרים
